Jakie informacje zawiera dokumentacja medycyny pracy?

Dokumentację medycyny pracy dzielimy na dwa rodzaje – indywidulaną oraz zbiorczą. Dokumentacja indywidualna zawiera skierowanie od pracodawcy oraz wyniki badań laboratoryjnych, diagnostycznych i konsultacji specjalistycznych, jeśli były wykonywane. Obok nich znajdują się informacje na temat przebiegu zatrudnienia, wywiadu zdrowotnego oraz opis badań w ramach medycyny pracy. Pracownik po badaniu okresowym, wstępnym lub kontrolnym otrzymuje orzeczenie lekarskie w dwóch egzemplarzach. Jest to pomocne, ponieważ w razie jego zagubienia lub zniszczenia, pracownik musi zwrócić się o duplikat do jednostki wydającej orzeczenie. Lekarz medycyny pracy decyduje wówczas, czy badania należy powtórzyć czy też wystarczy sięgnąć do dokumentacji z poprzednich badań.

Dokumentacja zbiorcza zawiera rejestry wydanych orzeczeń o zdolności lub niezdolności do pracy, księgę odwołań od orzeczeń, księgę przeprowadzonych kontroli przed jednostki nadrzędne, księgę udzielonych konsultacji, księgę podejrzeń oraz rozpoznań chorób zawodowych oraz księgę wizytacji stanowisk pracy. Służą one ewidencjonowaniu przeprowadzonych badań dla poszczególnych rodzajów badań i stanowią podstawę do przedstawienia corocznego sprawozdania jednostek służby medycyny pracy organom nadrzędnym, czyli wojewódzkim ośrodkom medycyny pracy.

Obieg dokumentacji podczas badań profilaktycznych

Dokumenty, jakie otrzymuje pracownik od pracodawcy lub lekarza, zawsze wydawane są w dwóch egzemplarzach. Dotyczy to zarówno skierowania, jak i orzeczenia o tym, czy pracownik jest zdolny czy niezdolny do wykonywania swoich zadań na stanowisku.

– Co ważne, skierowanie na badania oraz orzeczenie lekarskie mają uregulowany zakres i wzór. Dane w nich zawarte nie powinny więc wykraczać poza ustawowy zakres informacji, czyli na przykład na orzeczeniu lekarskim nie powinny znaleźć się sprzeczne informacje, jak przykładowo takie, że pracownik jest zdolny do pracy, ale pod pewnymi warunkami. To samo dotyczy wzorów skierowań, na których nie można przekazywać informacji o stanie zdrowia kierowanego pracownika – mówi Hanna Zasłona, specjalistka ds. medycyny pracy w TU Zdrowie.

Kto zarządza dokumentacją medycyny pracy?

Dokumentacja medyczna jest własnością podmiotów zobowiązanych do jej prowadzenia, czyli do ośrodków medycyny pracy, które przeprowadzają badania. Każdy taki ośrodek przechowuje dokumentację w warunkach zapewniających ochronę danych wrażliwych oraz zabezpiecza ją przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych. Mimo, że właścicielem dokumentacji jest podmiot medyczny, pracownik może zawnioskować o wydanie kopii swoich wyników, a wówczas powinna być ona dostępna bez zbędnej zwłoki.

Jak długo przechowywana jest dokumentacja medycyny pracy?

Zgodnie z obowiązującym prawem, okres przechowywania dokumentacji medycyny pracy wynosi 20 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, czyli od daty przeprowadzenia badań profilaktycznych. Dotyczy to jednak tylko stanowisk z powszechnie występującymi narażeniami, takimi jak np. praca z komputerem, prowadzenie samochodu służbowego, dźwiganie ciężarów, hałas.

– W przypadku pracowników zawodowo narażonych na czynniki rakotwórcze, mutagenne oraz czynniki biologiczne, okres ten jest wydłużony do 40 lat po zaprzestaniu pracy z danym narażeniem. Chodzi tu o udokumentowanie stanu zdrowia pracownika, u którego choroba może rozwinąć się po wielu latach od zakończenia pracy z niebezpiecznym czynnikiem.  podkreśla Hanna Zasłona.

Jeżeli pracodawca zmieni jednostkę wykonującą zadania związane z medycyną pracy, dokumentacja indywidualna pracowników jest przekazywana nowej jednostce za pokwitowaniem oraz w sposób zapewniający ochronę danych osobowych. Jeśli dana placówka zakończy działalność, dokumentację przekazuje do właściwego terytorialnie wojewódzkiego ośrodka medycyny pracy.

Czy pracodawca ma wgląd w wyniki badań profilaktycznych?

Skoro pracodawca wystawia skierowanie na badania medycyny pracy i płaci za nie, nasuwa się pytanie, czy ma on dostęp do wyników badań poszczególnych pracowników.

– Absolutnie nie, gdyż są to dane wrażliwe, do których dostęp może mieć jedynie kadra medyczna i sam pracownik. Dla pracodawcy wiążące jest jedynie orzeczenie lekarskie, które określa, czy zatrudniony jest zdolny do wykonywania swoich zadań. Pracownicy mogą być więc spokojni o to, że ich dane są chronione i że pracodawca nie dowie się o ich problemach zdrowotnych – mówi Hanna Zasłona.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, pracodawca nie jest uprawniony do pozyskiwania od jednostki służby medycyny pracy informacji o skorzystaniu przez jego pracownika z określonej usługi medycznej. Dane o stanie zdrowia uzyskane w trakcie badania profilaktycznego należą do szczególnych kategorii danych osobowych które są przetwarzane w ściśle określony sposób.