Zmiany w Kodeksie pracy - o czym należy pamiętać wysyłając pracownika do pracy zdalnej?

Po trzech latach od ogłoszenia pandemii, kiedy to nauczyliśmy się pracować w domowym zaciszu, praca zdalna przestanie być umową między pracownikiem a pracodawcą. Kwestie dotyczące wykonywania obowiązków poza miejscem pracy zostały uregulowane w Kodeksie pracy. Nowe przepisy zaczną obowiązywać od 7 kwietnia 2023 roku.

Komu należy się praca zdalna?

Pracę zdalną mogą wykonywać osoby, których obecność w zakładzie pracy nie jest niezbędna dla funkcjonowania organizacji. Jasne jest więc, że na ten rodzaj pracy nie mogą zdecydować się na przykład pielęgniarki, osoby obsługujące klientów, sprzedawcy, górnicy czy policjanci. Jeśli jednak pracownik może wykonywać swoje obowiązki zdalnie równie efektywnie jak pracując w biurze, może otrzymać zgodę na ten rodzaj pracy.

Praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Ustalenia dotyczące pracy poza firmą mogą być podjęte na każdym etapie współpracy – zarówno przy rozpoczęciu pracy jak i w trakcie zatrudnienia.

- Aby jednak pracodawca mógł wysłać pracownika do pracy zdalnej, musi otrzymać od niego pisemne oświadczenie, że ów pracownik ma warunki do wykonywania pracy w domu lub w innym miejscu poza firmą. Jest to potwierdzenie dla pracodawcy, że wskazane stanowisko spełnia wymogi bezpieczeństwa i higieny pracy z uwzględnieniem zasad ergonomii.  Jeśli miejsce to przestanie spełniać wymagane warunki, pracownik również jest zobowiązany poinformować o tym pracodawcę - mówi Hanna Zasłona, specjalistka ds. medycyny pracy w TU Zdrowie.

Praca zdalna – przywilej czy przymus?

Istotnym zapisem w Kodeksie pracy jest możliwość wykonywania pracy zdalnej okazjonalnie w wymiarze 24 dni w roku kalendarzowym. Oznacza to, że każdy pracownik, który może wykonywać swoje obowiązki poza biurem, może ustalić z pracodawcą, kiedy i w jakim miejscu będzie pracował zdalnie.

Ponadto praca zdalna może być zlecona przez pracodawcę odgórnie z możliwością odwołania decyzji z dwudniowym wyprzedzaniem w następujących przypadkach:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Czy pracodawca oszczędza na pracy zdalnej?

Wielu pracodawców chętnie zgadza się na pracę zdalną z wielu powodów. Jednym z nich jest dbałość o pracowników, którzy nie tracą czasu na dojazdy, dzięki czemu są wypoczęci i bardziej wydajni. Inny powód to oszczędności na kosztach utrzymaniu biura. Nie oznacza to jednak, że praca zdalna zupełnie zwalnia pracodawcę z wydatków na zorganizowanie stanowiska pracy dla zatrudnionych.

- Obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie osobom pracującym zdalnie materiałów i narzędzi pracy. Jeśli pracownik potrzebuje komputera lub innego niezbędnego sprzętu, musi go otrzymać od pracodawcy. To samo dotyczy wszelkich niezbędnych artykułów biurowych. Co więcej – sprzęt musi mieć zapewniony serwis i konserwację. Ale na tym nie kończą się wydatki pracodawcy. Zgodnie z nowymi przepisami ma on również za zadanie pokrycie niezbędnych kosztów energii elektrycznej, internetu, usług telekomunikacyjnych oraz innych kosztów, jeżeli takie zostały wskazane w wewnętrznym porozumieniu lub regulaminie – mów Hanna Zasłona, specjalistka ds. medycyny pracy w TU Zdrowie.

Koszty te mogą zostać zwrócone pracownikowi w postaci wypłaconego ekwiwalentu lub w ramach ryczałtu. Ich wysokość ustalana jest na podstawie przewidywań kosztów norm zużywanych materiałów, narzędzi pracy, zużycia energii elektrycznej oraz cen usług telekomunikacyjnych.

Przywileje pracowników

Istotą pracy zdalnej ma być dobrowolność. Oznacza to, że jeśli pracownik odmówi pracy zdalnej, nie może być to powodem do zwolnienia lub innych szykan ze strony pracodawcy.

- Warto tu podkreślić, że pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany gorzej niż jego koledzy wykonujący swoje obowiązki w biurze. Nie może być pomijany w awansach, dostępie do szkoleń w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Jednym słowem - nie może być w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu wykonywania pracy zdalnej, jak również z powodu odmowy wykonywania takiej pracy – podkreśla Hanna Zasłona.

Kiedy pracownik może się spodziewać kontroli we własnym domu?

Podjęcie pracy zdalnej z dala od oka szefa wcale nie oznacza, że nad pracownikiem nie ma żadnej kontroli. Pracodawca ma bowiem prawo sprawdzić procedury dotyczące bezpieczeństwa oraz ochrony informacji i ochrony danych osobowych. 

- Kontrola przeprowadzana jest w sposób dostosowany do rodzaju i stanowiska pracy w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy.  Ważne jest, aby wykonywanie czynności kontrolnych nie naruszało prywatności pracownika oraz jego rodziny. Nie może także utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem. W przypadku stwierdzenia przez pracodawcę uchybień, pracownik zostaje zobowiązany do ich usunięcia we wskazanym terminie. Jeśli to okaże się nieskuteczne, może to oznaczać powrót do biura w terminie wskazanym przez pracodawcę – dodaje Hanna Zasłona.

Dodatkowe wewnętrzne regulacje

Aby zachować standardy dotyczące pracy zdalnej, należy uregulować je w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a organizacją zakładową. Mogą być także zapisane w wewnętrznym regulaminie w zależności od przedstawicielstwa jakie funkcjonuje u danego przedsiębiorcy. Powinny one przede wszystkim wskazywać, jakie grupy pracowników mogą być objęte pracą zdalną. Kolejną rzeczą jest określenie zasad pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z organizacją pracy zdalnej oraz zasad ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu.

W wewnętrznych zapisach konieczne jest również określenie zasad porozumiewania się pracodawcy i pracownika, który wykonuje pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną. Powinny one także opisywać:

• zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• zasady kontroli w zakresie BHP;
• zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Określenie wewnętrznych zasad pracy zdalnej należy do pracodawcy, ale muszą być one zgodne z Kodeksem pracy. Pracodawca powinien rozważyć wszystkie zalety i przewidzieć ryzyka z tym związane. Dlatego warto ustalać zasady pracy zdalnej w porozumieniu z przedstawicielami pracowników, działem kadr i specjalistą od BHP.