Kiedy pracownikowi należy się zwrot kosztów za okulary i szkła kontaktowe?

Pracodawca ma obowiązek zrefundować pracownikowi koszty zakupu okularów lub szkieł kontaktowych, jeśli lekarz medycyny pracy stwierdzi potrzebę korekcji wzroku podczas pracy przy monitorze ekranowym. Uprawnienie to przysługuje każdemu pracownikowi korzystającemu z komputera co najmniej 4 godziny dziennie i zatrudnionemu na umowę o pracę.

W tym artykule wyjaśniamy, komu dokładnie przysługuje refundacja, czy obejmuje również szkła kontaktowe, jak ubiegać się o zwrot kosztów oraz w jakiej wysokości pracodawca może ustalić kwotę refundacji.

Komu przysługuje refundacja za okulary lub szkła kontaktowe?

Refundacja przysługuje każdemu pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę na podstawie Kodeksu pracy, który spełnia łącznie dwa warunki:

• korzysta z monitora ekranowego co najmniej 4 godziny dziennie (połowę dobowego wymiaru czasu pracy),
• lekarz medycyny pracy stwierdził w badaniu okulistycznym potrzebę stosowania korekcji wzroku podczas pracy przy komputerze.

Kwestie refundacji reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.

Czy refundacja dotyczy także stażystów i pracowników na umowach czasowych?

Tak. Rozporządzenie odnosi się do czasu pracy przy monitorze, a nie do rodzaju lub okresu obowiązywania umowy. Refundacja przysługuje zatem również:

• pracownikom zatrudnionym na czas określony,
• pracownikom w okresie próbnym,
• stażystom i praktykantom zatrudnionym na umowę o pracę.

Refundacja nie przysługuje osobom świadczącym pracę na podstawie umów cywilnoprawnych – zlecenia lub o dzieło.

Czy refundacja obejmuje także szkła kontaktowe?

Tak. Choć rozporządzenie z 1998 r. nie wymienia wprost szkieł kontaktowych, przepisy europejskie i stanowisko polskich ministerstw jednoznacznie potwierdzają, że soczewki kontaktowe powinny być traktowane jako zamiennik okularów.

Podstawą prawną jest dyrektywa europejska z 1990 r. dotycząca pracy z urządzeniami wyposażonymi w monitory ekranowe. Za dopuszczalnością refundacji szkieł kontaktowych opowiedziały się również Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej oraz Ministerstwo Finansów.

Refundacja szkieł kontaktowych jest uzasadniona w szczególności wtedy, gdy występują przesłanki medyczne uniemożliwiające skuteczną korekcję wzroku wyłącznie za pomocą okularów. Soczewki kontaktowe spełniają to samo zadanie i podlegają refundacji na takich samych zasadach.

Jak ubiegać się o refundację za okulary lub szkła kontaktowe?

Procedura uzyskania refundacji składa się z kilku kroków i wymaga skierowania pracownika na badanie lekarskie przez pracodawcę.

Krok 1: Skierowanie na badanie lekarskie

Pracodawca wystawia skierowanie na wizytę do lekarza medycyny pracy. Skierowanie powinno zawierać:

• rodzaj badania profilaktycznego,
• nazwę stanowiska pracy,
• opis warunków pracy z uwzględnieniem czynników szkodliwych,
• informację o pracy z monitorem ekranowym wraz z określeniem rzeczywistego wymiaru czasu korzystania z komputera.

Krok 2: Badanie lekarskie i zaświadczenie

Lekarz medycyny pracy przeprowadza badanie okulistyczne i ocenia, czy pracownik wymaga korekcji wzroku podczas pracy przy monitorze. Jeśli tak – wystawia zaświadczenie zawierające:

• podstawę prawną,
• dane pracownika i nazwę stanowiska,
• klauzulę o konieczności stosowania okularów korygujących wzrok podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Krok 3: Zakup okularów lub szkieł i wystąpienie o refundację

Po uzyskaniu zaświadczenia pracownik dokonuje zakupu okularów lub szkieł kontaktowych, a następnie przedkłada pracodawcy paragon lub fakturę wraz z zaświadczeniem lekarskim. Pracodawca zwraca koszt do wysokości kwoty określonej w wewnętrznym regulaminie firmy.

W jakiej wysokości pracodawca refunduje koszty zakupu okularów?

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej nie określa minimalnej ani maksymalnej kwoty refundacji. Pracodawca ma prawo ustalić jej wysokość we własnym regulaminie pracy lub w odrębnym zarządzeniu wewnętrznym.

Pracodawca może na przykład postanowić, że:

• refundacja wynosi maksymalnie określoną kwotę – np. 500 zł,
• refundacja przysługuje nie częściej niż raz na określoną liczbę lat – np. raz na 5 lat lub w przypadku wcześniejszego badania profilaktycznego wykazującego zmianę wady wzroku.

Pracownik nie może żądać zwrotu pełnej ceny zakupionych okularów, jeśli przekracza ona kwotę ustalonną przez pracodawcę. Jeśli zdecyduje się na droższe oprawki lub szkła, różnicę pomiędzy kwotą refundacji a faktycznym kosztem zakupu pokrywa z własnej kieszeni.

Warto zapoznać się z wewnętrznym regulaminem pracodawcy już w momencie podjęcia pracy, aby być świadomym swoich praw i zasad obowiązujących w danej firmie.

Podsumowanie

Refundacja okularów lub szkieł kontaktowych przysługuje każdemu pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę, który używa komputera co najmniej 4 godziny dziennie i u którego lekarz medycyny pracy stwierdził potrzebę korekcji wzroku. Pracodawca nie może odmówić refundacji, jeśli spełnione są warunki wynikające z rozporządzenia.

Kluczowe zasady:

• Refundacja przysługuje pracownikom etatowym – także na umowach czasowych i w okresie próbnym.
• Szkła kontaktowe są traktowane jak okulary i podlegają refundacji na tych samych zasadach.
• Warunkiem refundacji jest zaświadczenie lekarza medycyny pracy o konieczności stosowania korekcji wzroku przy pracy z monitorem.
• Kwotę refundacji ustala pracodawca w wewnętrznym regulaminie – rozporządzenie nie określa jej wysokości.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące refundacji okularów przez pracodawcę

Czy pracodawca może odmówić refundacji okularów?

Nie, jeśli spełnione są warunki ustawowe: pracownik pracuje przy monitorze co najmniej 4 godziny dziennie i posiada zaświadczenie lekarza medycyny pracy o potrzebie korekcji wzroku. W takiej sytuacji pracodawca jest zobowiązany do refundacji na mocy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1998 r.

Czy pracownik może dostać refundację za szkła kontaktowe zamiast okularów?

Tak. Szkła kontaktowe są traktowane jako zamiennik okularów i podlegają refundacji na takich samych zasadach. Potwierdzają to dyrektywa europejska z 1990 r. oraz stanowisko polskich ministerstw.

Jak często pracownik może ubiegać się o refundację okularów?

Częstotliwość refundacji określa pracodawca w wewnętrznym regulaminie. Najczęściej stosowana praktyka to refundacja raz na kilka lat lub w przypadku wcześniejszego badania profilaktycznego wykazującego zmianę wady wzroku.

Co powinno zawierać zaświadczenie od lekarza medycyny pracy uprawniające do refundacji?

Zaświadczenie powinno zawierać: podstawę prawną, dane pracownika, nazwę stanowiska oraz klauzulę o konieczności stosowania okularów korygujących wzrok podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Bibliografia

1. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. 1998 Nr 148, poz. 973). https://isap.sejm.gov.pl. Dostęp: 2025-06-01
2. Dyrektywa Rady 90/270/EWG z dnia 29 maja 1990 r. w sprawie minimalnych wymagań w dziedzinie bezpieczeństwa i ochrony zdrowia przy pracy z urządzeniami wyposażonymi w monitory ekranowe. https://eur-lex.europa.eu. Dostęp: 2025-06-01
3. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. 1974 Nr 24, poz. 141 ze zm.). https://isap.sejm.gov.pl. Dostęp: 2025-06-01
4. Państwowa Inspekcja Pracy. Praca przy monitorze ekranowym – obowiązki pracodawcy. https://www.pip.gov.pl. Dostęp: 2025-06-01