Praca zdalna w Kodeksie pracy – przepisy, obowiązki i prawa pracownika

Od 7 kwietnia 2023 roku praca zdalna jest uregulowana w Kodeksie pracy. Oznacza to koniec ery wewnętrznych regulaminów jako jedynej podstawy prawnej i wprowadzenie jednolitych zasad obowiązujących wszystkich pracodawców – dotyczących zarówno praw pracowników, jak i obowiązków finansowych pracodawcy.

W tym artykule wyjaśniamy, komu przysługuje prawo do pracy zdalnej, kiedy pracodawca może ją narucić odgórnie, jakie koszty musi pokryć, w jaki sposób może kontrolować pracownika oraz jak uregulować zasady pracy zdalnej wewnątrz firmy.

Komu przysługuje praca zdalna?

Praca zdalna może być wykonywana przez osoby, których obecność w zakładzie pracy nie jest niezbędna dla funkcjonowania organizacji. Nie dotyczy więc zawodów wymagających fizycznej obecności – takich jak pielęgniarki, sprzedawcy, górnicy czy policjanci.

Praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą. Ustalenia mogą zostać podjęte zarówno na etapie zawierania umowy, jak i w trakcie trwania zatrudnienia.

Warunek: oświadczenie pracownika o warunkach BHP

Aby pracodawca mógł dopucić pracownika do pracy zdalnej, musi otrzymać od niego pisemne oświadczenie potwierdzające, że wskazane miejsce pracy spełnia wymogi bezpieczeństwa i higieny pracy, z uwzględnieniem zasad ergonomii. Jeśli warunki w miejscu pracy zdalnej ulegną pogorszeniu, pracownik ma obowiązek niezwłocznie poinformować o tym pracodawcę.

Praca zdalna okazjonalna – 24 dni w roku

Przepisy Kodeksu pracy wprowadzają możliwość wykonywania pracy zdalnej okazjonalnie – w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym. Każdy pracownik, który może wykonywać swoje obowiązki poza biurem, może wnioskować o taki tryb pracy bez konieczności zawarcia stałego porozumienia.

Kiedy pracodawca może nakazać pracę zdaelną?

Pracodawca może zlecić pracę zdaelną odgórnie – bez zgody pracownika – w określonych sytuacjach nadzwyczajnych. Decyzja ta może być odwołana z dwudniowym wyprzedzeniem. Dotyczy to dwóch przypadków:

• okresu obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz 3 miesięcy po ich odwołaniu,
• okresu, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Jakie koszty pracy zdalnej musi pokryć pracodawca?

Praca zdalna nie zwalnia pracodawcy z obowiązku zapewnienia pracownikowi odpowiednich warunków i narzędzi pracy. Zgoda na pracę poza biurem nie oznacza przeniesienia kostów na pracownika.

Pracodawca jest zobowiązany pokryć:

• koszty dostarczenia, instalacji i serwisu sprzętu niezbędnego do pracy – komputer, urządzenia techniczne i inne materiały biurowe,
• koszty konserwacji i aktualizacji oprogramowania na udostępnionym sprzęcie,
• niezbedne koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych,
• inne koszty bezpośrednio związane z pracą zdaelną, jeśli zostały wskazane w wewnętrznym porozumieniu lub regulaminie.

Ekwiwalent czy ryzałt?

Koszty mogą być zwracane pracownikowi w dwóch formach:

• ekwiwalent – wypłacany na podstawie rzeczywistych kosztów poniesionych przez pracownika,
• ryczałt – stała kwota ustalana na podstawie przewidywanych norm zużycia energii, materiałów i usług telekomunikacyjnych.

Wysokość ekwiwalentu lub ryczałtu ustala się w porozumieniu wewnętrznym lub regulaminie pracy.

Jakie prawa przysługują pracownikowi wykonującemu pracę zdaelną?

Istotą nowych przepisów jest zasada dobrowolności. Odmowa pracy zdalnej nie może być powodem do wypowiedzenia umowy ani innych negatywnych konsekwencji pracowniczych.

Pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany gorzej niż pracownicy obecni w biurze. W szczególności:

• nie może być pomijany w awansach ani dostępie do szkoleń,
• nie może być dyskryminowany z powodu wykonywania pracy zdalnej,
• nie może ponosić negatywnych konsekwencji za odmowę pracy zdalnej.

Czy pracodawca może kontrolować pracownika pracującego zdalnie?

Tak – pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę w miejscu wykonywania pracy zdalnej. Kontrola może dotyczyć trzech obszarów:

• wykonywania pracy – czy pracownik faktycznie wykonuje swoje obowiązki,
• przestrzegania przepisów BHP – czy stanowisko pracy spełnia wymogi bezpieczeństwa i higieny,
• ochrony danych i bezpieczeństwa informacji – czy przestrzegane są procedury ochrony danych osobowych.

Kontrola odbywa się w godzinach pracy, w porozumieniu z pracownikiem i w sposób dostosowany do rodzaju stanowiska. Czynności kontrolne nie mogą naruszać prywatności pracownika ani jego rodziny ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych.

Jeśli pracodawca stwierdzi uchybienia, pracownik jest zobowiązany usunąć je w wyznaczonym terminie. Jeśli tego nie uczyni, pracodawca może wydać decyzję o powrocie do pracy w biurze.

Co powinny określać wewnętrzne regulacje dotyczące pracy zdalnej?

Zasady pracy zdalnej powinny być uregulowane w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową lub – przy jej braku – w wewnętrznym regulaminie. Regulacje muszą być zgodne z Kodeksem pracy. Powinny określać:

• grupy pracowników, które mogą być objęte pracą zdaelną,
• zasady pokrywania kosztów przez pracodawcę oraz wysokość i sposób wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu,
• zasady porozumiewania się pracodawcy z pracownikiem i potwierdzania obecności na stanowisku,
• zasady kontroli wykonywania pracy, BHP i ochrony danych osobowych,
• zasady instalacji, serwisu i aktualizacji oprogramowania na powierzonych narzędziach pracy.

Ustalenie wewnętrznych zasad pracy zdalnej warto przeprowadzać wspólnie z przedstawicielami pracowników, działem kadr i specjalistą ds. BHP – pozwoli to uwzględnić różne perspektywy i uniknąć późniejszych sporów.

Podsumowanie

Uregulowanie pracy zdalnej w Kodeksie pracy od 7 kwietnia 2023 roku przyniosło jasne zasady dla obu stron stosunku pracy. Pracodawca zyskał większe możliwości kontroli, ale także nowe obowiązki finansowe. Pracownik ma wyraźne prawa – i ochronę przed dyskryminacją z tytułu formy wykonywania pracy.

Kluczowe zasady:

• Praca zdalna jest dobrowolna – odmowa nie może być powodem zwolnienia ani szykan.
• Pracodawca musi zapewnić sprzęt i pokryć koszty energii, internetu i usług telekomunikacyjnych.
• Pracownik składa pisemne oświadczenie o spełnieniu wymogów BHP w miejscu pracy zdalnej.
• Pracodawca ma prawo do kontroli – w godzinach pracy, w uzgodnieniu z pracownikiem i z poszanowaniem jego prywatności.
• Wewnętrzny regulamin lub porozumienie musi określać szczegółowe zasady organizacji i kosztów pracy zdalnej.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące pracy zdalnej w Kodeksie pracy

Czy pracodawca może zmusić pracownika do pracy zdalnej?

Tylko w szczególnych przypadkach – podczas stanów nadzwyczajnych, zagrożenia epidemicznego lub gdy zapewnienie bezpiecznych warunków w biurze jest niemożliwe z powodu siły wyższej. W pozostałych przypadkach praca zdalna wymaga zgody pracownika.

Czy pracownik może odmowić pracy zdalnej bez konsekwencji?

Tak. Odmowa pracy zdalnej nie może być powodem do wypowiedzenia umowy ani żadnych negatywnych konsekwencji pracowniczych. Pracownik nie może być dyskryminowany z tego tytułu.

Co musi zapewnić pracodawca pracownikowi pracującemu zdalnie?

Pracodawca musi zapewnić sprzęt niezbędny do pracy (komputer, urządzenia, materiały biurowe) oraz pokryć koszty energii elektrycznej, internetu i usług telekomunikacyjnych. Zwrot może nastąpić w formie ekwiwalentu lub ryczałtu.

Ile dni pracy zdalnej okazjonalnej przysługuje pracownikowi w roku?

Kodeks pracy przewiduje 24 dni pracy zdalnej okazjonalnej w roku kalendarzowym. Mogą być one wykorzystane dowolnie, po uzgodnieniu z pracodawcą.

Bibliografia

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. 1974 Nr 24, poz. 141 ze zm.), w szczególności rozdział II³: Praca zdalna, dodany ustawą z dnia 1 grudnia 2022 r. https://isap.sejm.gov.pl. Dostęp: 2025-06-01
2. Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2023, poz. 240). https://isap.sejm.gov.pl. Dostęp: 2025-06-01
3. Państwowa Inspekcja Pracy. Praca zdalna – przepisy i obowiązki pracodawcy. https://www.pip.gov.pl. Dostęp: 2025-06-01
4. Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej. Informacja o przepisach dotyczących pracy zdalnej. https://www.gov.pl/web/rodzina. Dostęp: 2025-06-01