Nowe przepisy BHP dla stanowisk z monitorami ekranowymi – co zmieniło się od listopada 2023 r.?

Od 17 listopada 2023 roku obowiązuje znowelizowane rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Pracodawcy mają sześć miesięcy na dostosowanie już istniejących stanowisk pracy do nowych wymogów. Zmiany dotyczą m.in. refundacji szkieł kontaktowych, obowiązku wyposażenia stanowisk laptopowych w dodatkowy sprzęt oraz zaktualizowanych wymogów ergonomicznych.

W tym artykule wyjaśniamy, jakie konkretne obowiązki wprowadza nowelizacja, kogo dotyczą nowe przepisy i co pracodawca musi zrobić, aby być z nimi zgodny.

Co zmieniły nowe przepisy BHP dla stanowisk z monitorami ekranowymi?

Dotychczasowe rozporządzenie pochodziło z 1 grudnia 1998 roku i przez 25 lat nie było aktualizowane. Nowe przepisy dostosowują regulacje do zmian technologicznych – w szczególności powszechnego używania laptopów – oraz do aktualnej wiedzy medycznej na temat ergonomii pracy.

Najważniejsze zmiany obejmują trzy obszary:

• Rozszerzenie obowiązku refundacji korekcji wzroku o szkła kontaktowe – dotychczas przepisy wprost wymieniały jedynie okulary.
• Nowy obowiązek wyposażenia stanowisk laptopowych w dodatkowy monitor lub podstawkę oraz oddzielną klawiaturę i mysz – gdy pracownik korzysta z laptopa co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy.
• Zaktualizowane i częściowo złagodzone wymagania ergonomiczne i techniczne dotyczące organizacji stanowiska pracy.

Szkła kontaktowe jako obowiązek pracodawcy – co się zmieniło?

Do tej pory rozporządzenie z 1998 roku zobowiązywało pracodawcę do zapewnienia jedynie okularów korygujących wzrok, jeśli lekarz medycyny pracy stwierdził taką potrzebę. Przepisy nie wymieniały wprost szkieł kontaktowych.

Dosłowna interpretacja starych przepisów pomijała pracowników, u których z powodów medycznych korekcja wzroku okularami nie jest możliwa lub wystarczająca. W praktyce wielu pracodawców i tak refundowało szkła kontaktowe, powołując się na art. 9 ust. 3 Dyrektywy Rady z dnia 29 maja 1990 r. dotyczącej pracy z monitorami. Stanowisko to akceptowały Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej oraz Ministerstwo Finansów.

Nowelizacja z 2023 roku jednoznacznie włącza szkła kontaktowe korygujące wzrok do obowiązków pracodawcy. Warunki refundacji pozostają te same: pracownik musi korzystać z monitora co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy, a lekarz medycyny pracy musi stwierdzić potrzebę stosowania korekcji wzroku podczas pracy przy ekranie.

Nowy obowiązek przy laptopach – kiedy pracodawca musi zapewnić dodatkowy sprzęt?

Jedną z najważniejszych praktycznych zmian jest nowy obowiązek dotyczący stanowisk, na których pracownik korzysta z komputera przenośnego (laptopa) przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

W takiej sytuacji pracodawca jest zobowiązany wyposażyć stanowisko w:

• stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika,
• dodatkową klawiaturę,
• mysz.

Wymogi te dotyczą również pracowników wykonujących pracę zdaelną. Jeśli pracownik pracuje na laptopie w domu przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy, pracodawca powinien zapewnić mu zewnętrzny monitor lub podstawkę pod laptop, a także oddzielną klawiaturę i mysz.

Kiedy nowe przepisy nie mają zastosowania?

Nowe rozporządzenie nie może być stosowane w przypadku systemów przenośnych nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Oznacza to, że przepisy nie obejmują pracowników korzystających z laptopa wyłącznie sporadycznie lub w terenie.

Jak nowe przepisy regulują ergonomię i wyposażenie stanowiska pracy?

Załącznik do znowelizowanego rozporządzenia zawiera techniczny opis stanowiska pracy przy monitorze ekranowym. Uwzględnia on m.in. wymogi dotyczące:

• ustawienia monitora – górna krawędź ekranu powinna znajdować się na wysokości oczu pracownika,
• ustawienia stołu i krzesla – z możliwością regulacji wysokości,
• oświetlenia – minimalizacja olbnienia i reflekcji na ekranie,
• ogólnej przestrzeni stanowiska – zapewnienie swobody ruchów i wygodnej pozycji ciała.

Nowelizacja częściowo złagodziła szczegółowe wymagania techniczne w stosunku do poprzedniej wersji rozporządzenia – dostosowując je do współczesnych standardów sprzętu i sposobów organizacji pracy.

Kogo dotyczą nowe przepisy BHP dla stanowisk z monitorami?

Rozporządzenie dotyczy każdego pracownika – w tym praktykantów i stażystów – który korzysta z monitora ekranowego przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Przepisów nie stosuje się natomiast w przypadku systemów przenośnych nieprzeznaczonych do stałego użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę doby roboczej. Kryterium decydującym jest zatem regularność i czas użytkowania monitora na konkretnym stanowisku.

Terminy dostosowania stanowisk

Nowe przepisy weszły w życie 17 listopada 2023 roku i od tej daty dotyczą wszystkich nowo tworzonych stanowisk pracy. Pracodawcy mają sześć miesięcy na dostosowanie już istniejących stanowisk do minimalnych wymogów bezpieczeństwa, higieny pracy i ergonomii określonych w nowym rozporządzeniu.

Podsumowanie

Nowelizacja rozporządzenia BHP dla stanowisk z monitorami ekranowymi z listopada 2023 roku wprowadza trzy kluczowe zmiany: rozszerza obowiązek refundacji korekcji wzroku o szkła kontaktowe, nakłada na pracodawców obowiązek wyposażenia stanowisk laptopowych w dodatkowy sprzęt ergonomiczny oraz aktualizuje wymagania dotyczące organizacji stanowiska pracy.

Kluczowe zasady dla pracodawców:

• Szkła kontaktowe są od listopada 2023 roku wyraźnym obowiązkiem pracodawcy – na równi z okularami.
• Jeśli pracownik korzysta z laptopa co najmniej połowę dnia roboczego, pracodawca musi zapewnić mu zewnętrzny monitor lub podstawkę oraz oddzielną klawiaturę i mysz.
• Obowiązek wyposażenia dotyczy również stanowisk pracy zdalnej.
• Pracodawcy mieli sześć miesięcy na dostosowanie istniejących stanowisk – termin ten minął w maju 2024 r.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące nowych przepisów BHP dla stanowisk z monitorami

Czy pracodawca musi refundować szkła kontaktowe pracownika pracującego przy monitorze?

Tak, od 17 listopada 2023 roku jest to wyraźny obowiązek pracodawcy. Warunkiem jest, że pracownik korzysta z monitora co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy i lekarz medycyny pracy stwierdził potrzebę stosowania korekcji wzroku przy ekranie.

Czy pracodawca musi zapewnić dodatkowy monitor pracownikowi pracującemu na laptopie zdalnie?

Tak. Jeśli pracownik korzysta z laptopa w ramach pracy zdalnej przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy, pracodawca ma obowiązek zapewnić mu zewnętrzny monitor lub podstawkę pod laptop ustawiającą ekran na wysokości oczu, a także oddzielną klawiaturę i mysz.

Od kiedy obowiązują nowe przepisy BHP dla stanowisk z monitorami?

Nowe rozporządzenie weszło w życie 17 listopada 2023 roku. Nowe stanowiska pracy muszą spełniać wymogi od tej daty. Pracodawcy mieli sześć miesięcy na dostosowanie istniejących stanowisk.

Jakie stanowiska pracy nie podlegają nowemu rozporządzeniu?

Rozporządzenie nie ma zastosowania do systemów przenośnych nieprzeznaczonych do stałego użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Oznacza to, że pracownicy korzystający z laptopa jedynie sporadycznie lub w terenie nie są objęci nowymi wymaganiami.

Bibliografia

1. Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 18 października 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. 2023, poz. 2367). https://isap.sejm.gov.pl. Dostęp: 2025-06-01
2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. 1998 Nr 148, poz. 973). https://isap.sejm.gov.pl. Dostęp: 2025-06-01
3. Dyrektywa Rady 90/270/EWG z dnia 29 maja 1990 r. w sprawie minimalnych wymagań w dziedzinie bezpieczeństwa i ochrony zdrowia przy pracy z urządzeniami wyposażonymi w monitory ekranowe. https://eur-lex.europa.eu. Dostęp: 2025-06-01
4. Państwowa Inspekcja Pracy. Stanowiska wyposażone w monitory ekranowe – nowe przepisy. https://www.pip.gov.pl. Dostęp: 2025-06-01